Datenschutzerklärung
Für die Websites akteneule.de und shimcraft.de und das Windows-Programm AktenEule (auch im Microsoft Store). Kurz gesagt: Deine Dokumente bleiben auf deinem PC. Nur die KI-Funktionen schicken ein Dokument zur Shimcraft KI in Deutschland, und dort wird es nicht gespeichert.
1. Verantwortlicher
Jan Stahl, handelnd unter der Marke Shimcraft
Schulstraße 2
56203 Höhr-Grenzhausen, Deutschland
E-Mail: info@shimcraft.de
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil keine Pflicht dazu besteht.
2. Diese Websites
Aufruf der Seiten
Beide Websites liegen bei STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin; shimcraft.de leitet auf akteneule.de weiter. Beim Aufruf verarbeitet der Hoster technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem. Das dient der sicheren Auslieferung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). STRATO anonymisiert die IP-Adressen in den Protokollen, speichert die Protokolle über Besucher höchstens 7 Tage und löscht sie dann. Mit STRATO besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
Keine Cookies, kein Tracking
Die Website setzt keine Cookies, nutzt keine Analyse- oder Werbedienste und lädt keine Schriften oder Skripte von fremden Servern.
Kontakt per E-Mail
Wenn du uns schreibst oder anrufst, verarbeiten wir deine Angaben, um die Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Wir löschen sie, wenn die Anfrage erledigt ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Unsere Postfächer liegen ebenfalls bei STRATO (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).
3. Das Programm AktenEule
Was auf deinem PC bleibt
In PDF umwandeln, Zu einer PDF zusammenfügen und E-Rechnung als PDF laufen ganz auf deinem PC. Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien wandelt dein eigenes Microsoft Office oder LibreOffice um. Einstellungen, deine Firmendaten für E-Rechnungen und Fehlerberichte liegen nur auf deinem PC. Es gibt keine Telemetrie: Wir erhalten keine Dokumente, keine Dateinamen und keine Nutzungsstatistik.
Funktionen mit KI (Shimcraft KI)
Für Nach Inhalt umbenennen, Foto zu ZUGFeRD und PDF zu E-Rechnung liest die Shimcraft KI das Dokument: die ersten 5 Seiten (als Bilder höchstens 3), bei Textdateien den Anfang, bei Belegen das Foto oder den Scan. Das Programm schickt diese Daten verschlüsselt (HTTPS) an unseren Shimcraft-Server und von dort an den IONOS AI Model Hub in deutschen Rechenzentren (IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur). IONOS verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO) und nutzt sie nicht zum Training von KI-Modellen.
- Unser Server reicht das Dokument nur durch. Er speichert und protokolliert keine Dokumentinhalte.
- IONOS speichert die Inhalte nicht dauerhaft, protokolliert sie nicht und löscht sie, sobald die Anfrage beantwortet ist. Zu jeder Anfrage hält IONOS nur Zeitpunkt, Modell und Anzahl der Tokens fest, ohne Inhalt und ohne Bezug zu dir.
- Zweck ist die Erfüllung des Lizenzvertrags bzw. der Testversion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
- Ohne Internet funktionieren die Funktionen ohne KI weiter.
Kauf über Digistore24
Lizenzen kaufst du nicht bei uns, sondern bei Digistore24 GmbH, St.-Godehard-Straße 32, 31139 Hildesheim. Digistore24 verkauft die Lizenz im eigenen Namen (Händler bzw. Wiederverkäufer) und ist für Bestellung, Zahlung, Rechnung und Widerruf selbst verantwortlich; dafür gilt die Datenschutzerklärung von Digistore24. Name, Anschrift und Zahlungsdaten bleiben bei Digistore24.
Damit deine Lizenz entsteht und später richtig verlängert, erstattet oder gesperrt wird, meldet Digistore24 unserem Server: Bestellnummer, E-Mail-Adresse, Produkt, Anzahl, ob es ein Testkauf ist, und bei späteren Ereignissen (Zahlung, Erstattung, Rückbuchung) die Art des Ereignisses und den Betrag. Kaufst du ein Zusatzpaket, ein Upgrade oder eine Verlängerung über den Link im Programm, gibt das Programm die Lizenz-ID mit, damit der Kauf auf die richtige Lizenz gebucht wird. Die Lizenz-ID ist ein Hash deines Schlüssels, nicht der Schlüssel selbst. Rechtsgrundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Lizenz, Testversion und KI-Kontingent
Der Shimcraft-Server läuft in Deutschland (Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Rechenzentrum in Nürnberg, in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO). Er prüft deine Lizenz oder Testversion und zählt deine KI-Aktionen, ohne deren Inhalt. Dafür verarbeitet er:
| Daten | Wann | Wie gespeichert |
|---|---|---|
| Lizenzschlüssel | beim Aktivieren, bei jeder KI-Aktion, etwa alle 7 Tage zur Prüfung, in den letzten 30 Tagen der Laufzeit und danach höchstens stündlich | nur als Hash (SHA-256); dazu Edition, Laufzeit, Kontingent und ob die Lizenz gesperrt ist |
| Gerätecode: ein aus deinem PC gebildeter Hash, nicht die Kennung oder der Name des PCs | wie oben, in der Testversion statt des Schlüssels | gespeichert, um Lizenzen auf höchstens 2 PCs zu begrenzen und die kostenlosen KI-Aktionen der Testversion zu zählen |
| Bestellnummer und E-Mail-Adresse deines Kaufs bei Digistore24 | beim Kauf und bei Zahlungen, Erstattung, Rückbuchung (Digistore24 meldet sie uns) | gespeichert bei deiner Lizenz, für Support und um Verlängerung, Erstattung und Rückbuchung der richtigen Lizenz zuzuordnen; dazu, welche Ereignisse schon verarbeitet sind |
| Betrag des Kaufs | beim Kauf, bei Verlängerung, Zusatzpaket, Upgrade, Erstattung | im Verkaufsbuch mit Datum, Edition und Bezug zur Lizenz |
| Offener Fall: Bestellnummer, E-Mail-Adresse, Produkt, Betrag | nur wenn ein bezahltes Zusatzpaket, Upgrade oder eine Verlängerung keiner Lizenz zugeordnet werden kann | gespeichert, bis wir den Kauf zugeordnet oder erstattet haben; dafür schreiben wir dich gegebenenfalls an |
| Anzahl der KI-Aktionen, Datum | bei jeder KI-Aktion | gespeichert für das Kontingent, mit Tokens, Kosten und Dauer |
| IP-Adresse | bei jeder Verbindung | nur als Hash mit täglich wechselndem Salz, für die Missbrauchsgrenzen eines Tages; damit lässt sich niemand über den Tag hinaus wiedererkennen |
| Sicherheitsmeldungen: Art des Ereignisses (z. B. falscher Schlüssel, Angriffsversuch, Störung), Zeitpunkt, Hash der IP-Adresse | bei Fehlversuchen, Angriffen und Störungen | gespeichert, um Angriffe und Störungen zu erkennen; ohne E-Mail-Adresse, Bestellnummer oder Schlüssel |
| Protokoll des Servers: Zeitpunkt, die letzten 4 Zeichen eines Schlüssels, der Anfang eines Gerätecodes, bei Käufen die Bestellnummer, bei Fehlversuchen der Hash der IP-Adresse | bei Aktivierung, Kauf, Fehlern | im Systemprotokoll des Servers, zur Fehlersuche |
Rechtsgrundlage ist der Lizenzvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für die Missbrauchsgrenzen, die Sicherheitsmeldungen und das Protokoll ist es unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Server und einem fairen Testangebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen automatisch:
- Lizenzdaten (Hash des Schlüssels, Edition, Laufzeit, Gerätecodes der aktivierten PCs, Bestellnummer und E-Mail-Adresse) 30 Tage nach Ende der Lizenz, mit den Notizen zu den verarbeiteten Digistore-Ereignissen.
- offene Fälle 30 Tage, nachdem sie erledigt sind.
- den Bezug der gezählten KI-Aktionen zu deiner Lizenz, sobald das Lizenzjahr vorbei ist, und den Bezug der Beträge im Verkaufsbuch, sobald die Lizenz gelöscht ist. Übrig bleibt eine Statistik ohne Personenbezug (Datum, Anzahl, Kosten, Beträge).
- den Hash der IP-Adresse nach 2 Tagen, im Aktionszähler und in den Sicherheitsmeldungen.
- Sicherheitsmeldungen nach 90 Tagen.
- das Protokoll des Servers nach 30 Tagen.
- den Gerätecode der Testversion 12 Monate nach der letzten Nutzung.
- Sicherungen der Datenbank (täglich, gegen Datenverlust) nach 14 Tagen; das gilt für die Sicherungen auf dem Server und für die Kopie auf unserem PC. Die Sicherung des ganzen Servers bei Hetzner behält 7 Tage. Was oben gelöscht wird, verschwindet damit spätestens 14 Tage später auch aus den Sicherungen.
Rechnungen und Zahlungsdaten liegen nicht auf unserem Server, sondern bei Digistore24.
Updates
Das Programm sucht nicht selbst nach Updates und meldet sich dafür nirgends. Die Version aus dem Microsoft Store aktualisiert der Store; dafür gelten die Datenschutzbestimmungen von Microsoft.
Fehlerberichte
Fehlerberichte bleiben auf deinem PC. Nur wenn du auf „Fehlerbericht senden“ klickst, öffnet sich dein E-Mail-Programm mit dem Bericht; du siehst ihn vor dem Absenden. Er enthält Programmversion, Windows-Version und die Fehlermeldung, keine Dokumentinhalte.
Wenn du AktenEule für dein Unternehmen nutzt
Enthalten deine Dokumente personenbezogene Daten anderer, zum Beispiel deiner Kunden, verarbeiten wir sie bei den KI-Funktionen in deinem Auftrag. Auf Wunsch schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dir ab: info@shimcraft.de.
4. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Schreib uns dazu einfach eine E-Mail. Du kannst dich auch bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz.
Stand: 30.10.2026